給与計算業務をアウトソース、キャリアが描けるジョブローテーション可能な人事部門へ！

～多岐にわたる職種・年齢層の直接対応も一括アウトソーシングが可能～

三井不動産グループのマンション管理会社として、超高層マンションや大規模・都市型マンションなど、数多くのマンション管理を手掛ける三井不動産レジデンシャルサービス株式会社様。同社は、2009年より給与計算業務をペイロールに委託されました。

アウトソーシングを導入した背景には、事業拡大にともなう従業員数の増加等の影響により、それまでの体制では給与計算業務を行うことが困難になっていた社内状況があったと言います。

宮原様：「マンション管理会社という事業の特性上、当社にはさまざまな雇用形態の職種があります。事業の拡大とともに、従業員数も着実に増加してきたことから、人力で行っていた給与業務が限界に達し、給与計算業務のアウトソーシングを検討しました」

平野様：「従業員が1000人規模だった時代は、社員３名程度で給与計算にあたっていたと聞いています。入退社関連業務自体はそれほど大きな作業量ではありませんが、約3000人の従業員がいる今、同様の作業を人力で行った場合には、入退社に関する作業だけでも今の倍以上の人員が必要になると考えられます」

1973年の創業以来、マンション管理受託戸数が年々拡大していた三井不動産レジデンシャルサービス株式会社様は、受託戸数20万戸を突破した2009年に給与計算業務をアウトソースしました。ペイロールのアウトソーシング導入を決めたポイントは、どんなところにあったのでしょう。

宮原様：「当社には総合職、一般職、契約社員、パートタイマーなど、さまざまな雇用形態があり、給与体系や単価の考え方も職種により異なります。こうした複雑な雇用環境に対応した仕組みをつくり、給与計算周りの業務を一括でお願いできるところが、ペイロールに委託した大きなポイントだと感じています。」

専門性の高い給与計算業務は一般的に属人化が起こりやすく、ジョブローテーションに影響することも少なくありません。ジョブローテーションは人事部にとって、属人化・業務の硬直化・引継ぎなど、なかなか一筋縄ではいかない事象となります。三井不動産レジデンシャルサービス株式会社様では、この点についてもアウトソーシングが好影響を与えていると言います。

宮原様：「当社の総合職は基本的にジョブローテーションで異動の可能性があり、業務の属人化や引継ぎの問題が課題の一つとなっています。給与計算業務についても、１名がメインで担当する体制だと引き継ぎが困難となりますが、基本的な計算業務をアウトソースしている現在は、担当者の変更も引継ぎもスムーズに行えています。これは、ペイロールが過去のロジック改定の履歴をすべて保存しており、確認が可能なことなどを含め、引継ぎしやすい環境が整っていることが大きいと考えています」


平野様：「給与業務の担当者が制度や給与計算の仕組みを理解した上で、人手が必要な計算業務をペイロールに委託している現在の体制は、大変バランスが良いと考えています」



導入から10年以上が経過した現在、アウトソーシングに「さまざまなメリットを感じている」と話すお二人。その一つが業務上の負担やミスを軽減できたことだと言います。

宮原様：「当社では現在、総合職２名、一般職１名の３名体制で給与業務を担当しています。給与計算に関しては、当社からペイロールへデータを送るだけで入退社関連や社会保険料の手続きまで反映してもらえるため、アウトソーシング導入前の課題であった作業負担の問題は解消されています」

平野様：「ペイロールと当社のダブルチェックでミスを発見・修正できる点も、アウトソーシングの大きなメリットだと考えています」

年末調整を含む給与計算業務を一括でアウトソースしている三井不動産レジデンシャルサービス株式会社様では、繁忙時に増員することなく業務を行えることも導入メリットの一つとなっています。

平野様：「年末調整補助業務をペイロールにアウトソースしている現在は、年末年始もとくに増員の必要がなく、１年を通して３名体制で給与業務を行うことができています。1000名を3名で処理していたことを考えると、現状3000名を3名で処理出来ていることに驚きを感じます」

宮原様：「年末調整補助業務については、ペイロールが相談窓口を設けているため、従業員からの問い合わせが人事部に入ることもほぼありません。これらの給与計算業務全般をペイロールが把握してくれているため、作業がスムーズに行えるというメリットも感じています」


2013年から「働き方改革」に取り組むなど、社内制度改革を積極的に推進している三井不動産レジデンシャルサービス株式会社様。アウトソーシング導入は、コア業務に注力する上でも効果を発揮していると言います。

平野様：「給与計算業務をアウトソースしたことで、人事担当が本来やらなければならない制度改革や従業員満足度の向上などに取り組む時間的余裕も生まれました。私は現在、給与業務に加え制度改正にも携わっていますが、システムに縛られることなく柔軟な考え方ができる点も、アウトソーシング効果の一つだと実感しています。自社内でシステムを運用していると、システム修正の手間を考えためらうことがありますが、運用をアウトソースすることでシステム環境に囚われずに制度改正に取り組むことができています。こうした点は、働き方改革の推進などにもつながっていく大きなメリットだと考えています」

宮原様：「法改正に際しては『法律が変わるから、ここを修正しましょう』と提案がありますし、社内制度を改正する場合も、改正内容やポイントを伝えるだけですぐに修正案を提案してくれます。そうした点も、当社にとってアウトソーシング導入のメリットになっていると感じます」