定型業務労働時間を 7割→2割以下に削減！
～定型業務のアウトソースで人事制度・教育導入など 戦略人事への移行を実現～

電機・電子精密機器、発電プラント関連の物流に強みを持つ総合物流会社として、多彩な高付加価値サービスを盛り込んだ物流サービス事業を展開している富士物流株式会社様。同社では2015年4月に給与計算周りや社会保険など※の人事業務を一括してペイロールにアウトソースしました。

（※社会保険業務は、お客様の契約いただいている社会保険労務士法人とペイロールとの提携により対応しております。）

そのきっかけとなったのは、人事部問の労働時間の約７割が「定型業務」に費やされているという事実が明らかになったことでした。

高橋　様：
「本来、人事部門は経営部門のパートナーであり、社員の働きやすさの向上といった役割が望まれている部署です。しかし、2014年頃の当社人事部門は給与計算や社会保険といった、いわゆる『定型業務』をこなすことに多くの時間を要し、年末調整を例にとっても、ただでさえ忙しい年末に人事部門総出で何日も対応しなければならない状況にありました。

そこで、このような『定型業務』に要す労働時間がどの程度なのか算出してみたところ、人事部門の全労働時間の約7割もの時間が費やされていることがわかりました。この結果を受け、人事部門が本来行うべきコア業務に専念できる環境を整えるために、『定型業務』をプロに任せるアウトソーシング=BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）を急ピッチで進めていくことになりました」

アウトソーシング推進の背景には、国内外に13支社、国内に3社（導入当時は４社）の子会社を有す事業上の特性や、IT環境問題も大きく影響したと言います。

倉重　様：
「当社人事部門は、グループ会社の給与計算や社会保険業務まで一括して担っているという特徴があります。
そのため、アウトソーシング導入前は、当社独自の人事給与システムや就業管理システム、子会社の給与計算システムなどが乱立し、多くの労力を要す反面、品質を保つことが難しい状況になっていました。

また、当時はパソコンのオペレーティング・システムの保証期間切れにともなうレガシーシステムの大規模修繕も目前に迫っており、システムの統一と刷新が急務でした」

コア業務に専念できる環境を整備するため、定型業務のアウトソーシングを決めた富士物流株式会社様では、複雑な給与システムを一本化できるかどうかなど３つのポイントを重視し、委託先の選定を行いました。

高橋　様：
「アウトソーシング導入にあたっては、次の３つの条件をクリアできるパートナー会社を探しました。
①システムを一本化できる
(子会社を含む複数法人を同じプラットフォームで取り扱うことができる環境がある)

②オペレーティング・システムの更新、法改正などを含め、自動で対応できる汎用性の高いシステムを保持している
(レガシーシステムからの脱却が可能)

③アウトソーシング範囲が大きい
(定型業務に要す人事部門の労働時間を現状の7割から2割まで削減することが目標)


そんな中で、出会ったのがペイロール社でした」


富士物流株式会社様では、2014年秋に「ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)プロジェクト」を立ち上げ、ペイロールと共同で新たなプラットフォームを開発。2015年4月に給与計算および社会保険業務、翌5月に勤怠管理業務のアウトソーシングをスタートしました。

「定型業務」の合理化をめざしてアウトソーシングを導入した富士物流株式会社様では、導入後ほどなく、その効果を実感できたと言います。

倉重　様：
「これまでかなりの時間と労力がかかっていた住民税関係の業務や年末調整などの問い合わせもペイロール社のコールセンターに入るシステムとなったことから、人事部門の負荷は大きく削減されました。

BPO前に約7割を占めていた定型業務に要す労働時間は、２割以下まで低下しました。結果、アウトソーシングの導入目標通りとなりました。また導入後、現在に至るまで、事業継続計画（BCP）、安全面、品質面でも問題なく運用されていることが確認できています。

給与計算、社会保険業務は一般的に『問題がないことが当たり前』とされる業務ですが、当たり前を支えることは非常に難しいものです。安全や品質面でも目標を達成できたことはうれしい限りです」


給与計算や勤怠管理業務を一括でアウトソースし、システムを一本化した富士物流株式会社様では、コスト面のメリットも大きいと言います。

高橋　様：
「導入以前は各子会社が個々にシステムを持っていて、それぞれにランニングコストがかかっていましたが、ペイロール社のシステムに統一したことにより、その分のコストを削減できました。業務の合理化による全体コストの適正化も実現でき、コストメリットは十分にあったと考えています

また、新システムを導入した当初は、操作法の説明などでコールセンターへの問い合わせ件数が一時的に上がりましたが、システムへの認知度が上がるにつれて減少し、現在、コールセンターから人事部門への問い合わせはほとんどありません。今回のプロジェクトでは、ペイロール社が事前にマニュアルを整備し、事前説明会も行っていたため、新システム稼働時の混乱を最小限に抑えることができました」


さらにアウトソーシングの導入は、勤怠管理業務の効率向上にもつながったと言います。

高橋　様：
「当社では現在、長時間労働の是正に取り組んでいますが、ペイロール社の勤怠システムは帳票などを自由に設定でき、データも容易にアウトプットできるため、以前に比べて勤怠管理がしやすくなりました。この点も、BPOプロジェクトを実施したメリットの一つと考えています」


作業履歴が明確になり、引継ぎをスムーズに行えるようになったことも、アウトソーシング導入のメリットの一つでした。

倉重　様：
「これまでのやりとりや連絡事項をすべてペイロール社が記録しているので履歴を追うことができ、担当者が異動になった場合も漏れやミスなく作業を引き継ぐことができています。

以前のように、担当者がいないと業務内容がわからないという状況がなくなったことも、導入効果の一つと感じています。
法改正があった場合などもシステムにすぐに反映し、漏れなく対応していただいているので、その点についてもペイロール社に感謝しています」

また、定型業務をアウトソースしたことにより、新型コロナ拡大にともなう緊急事態宣言発出中、人事部門の担当者も問題なく在宅勤務ができたと言います。

高橋　様：
「導入当時はコロナ禍など想定していませんでしたが、現在、人事部門の社員が在宅勤務を行うことができているのは『定型業務をペイロール社が担っており、社員が出社せずとも業務が進む環境が整っている』からです。もしも、この環境が整っていなかったら大変な状況になっていただろうと思います」


定型業務をアウトソースすることで、本来、人事部に期待されているコア業務に専念できる環境づくりをめざした富士物流株式会社様。
毎年発生する法改正へのアップデート対応なども「見える化」「手離れ」したことで、アウトソーシング導入後、人事部ではさまざまな重要業務に注力されています。

高橋　様：
「今回のBPOプロジェクトには『人事業務の足元を固めて土台を作り、その土台を足場に戦略的人事業務を推進していこう』という大きな目標がありました。

ペイロール社に業務委託し、土台が安定して以降は、その目標通りにマイナンバー制度の導入や子会社の統合、社内の人事制度の改正、教育制度の整備など、本来人事部門がコアとする業務に注力できています。この間には労働法の改正もあり、環境の異なるそれぞれの物流現場に合わせて労働時間の適正化を図るなど『働き方改革』も推進してきました。

この６年間の嵐のような変化を乗り越えられたのは、しっかりとした土台があったからこそだと実感しています。
今後も引き続き、経営部門のパートナーとしての人事部門、社員の働きやすさの向上に資するための人事部門として前進していきたいと考えています」