ペイロールで広範囲なアウトソーシングを実施、大幅なペーパーレス化を実現
～人事担当の負荷を削減。福利厚生の充実や働き方改革、ダイバーシティの推進などコア業務に注力できる体制に～

独立系トップクラスのデータセンタープロバイダーであり、クラウドサービスやシステム開発、エネルギー関連事業、宇宙開発事業など、多彩な事業を展開している東証プライム市場上場の株式会社アイネット様。同社では2021年10月に給与計算や年末調整補助業務、社会保険※などの人事関連業務を一括してペイロールにアウトソースしました。
※社会保険業務はペイロールが提携する社会保険労務士法人にて対応しております。

業務を一括してアウトソーシングするに至ったのは、人事部門に求められる業務内容が広がりを見せる中、当時利用していた給与計算のアウトソーシングサービスのみでは、そうした業務内容の変化に対応することが困難な状況になっていたためでした。

小木曽様：当時、人的資本の情報開示の義務化が始まると言われ、人的資本経営の重要性が高まる中、当社でも人材育成制度や福利厚生の充実、ダイバーシティおよび健康経営の推進など、人事部に求められる役割は年々変化し、重要性を増していました。給与関連業務についてはこれまでは給与計算のみをアウトソースしており、年末調整業務の一部や社会保険関連業務、給与データの確認作業、問い合わせ対応など、人事部内で対処しなければならない業務の負担が大きく、キャリア支援や生き生きと働ける環境整備など、人事部が本来、取り組むべきテーマに注力していくためには、給与計算をはじめとする定型的な業務全般を全てアウトソーシングする必要があると判断しました。

環境経営の面から全社的にペーパーレス化を進めていた株式会社アイネット様では、各種申請書や給与明細など従来、紙媒体で管理していた書類をWEB化することも課題のひとつとなっていました。

小木曽様：当社では、以前から管理部門全体でペーパーレス化を進めていましたが、給与明細や年末調整書類、申請書などを紙書類で郵送していた人事部門の紙の使用量はかなりの分量でした。また、個人情報を含む書類を郵送で授受することもリスクのひとつとなっていたため、WEBサービスの利用によるペーパーレス化も課題のひとつとなっていました。加えて、定型的な業務の中でも負担の大きかった年末調整の補助業務委託は、急務となっていました。

伏見様：年末調整は年に一度の短期決戦。11月、12月は例年、４名の人事担当が年末調整業務にかかりきりになっていました。また、年末調整関連だけで300件程度の問い合わせがあり、その対応に4人体制で延べ３日間を要すなど、年末調整業務が大きな負担となっていました。

人事業務の一括アウトソーシングを決めた株式会社アイネット様。最終的にペイロールのアウトソーシングサービスを選ばれた決め手は、どんなところにあったのでしょう。


小木曽様：給与計算だけでなく、負担の大きかった年末調整補助や証明書に関する業務、問い合わせ対応など、より広範囲な人事関連業務を一括してアウトソースできる点が選定の決め手となりました。実際、書類の発送から問い合わせ対応、社員への督促連絡までアウトソースできるというのは、ペイロール社を選んだ大きなポイントでした。また、提携社労士法人による社会保険業務のサポートサービスがあることも信頼につながりました。加えて、紙で発行していた給与明細や源泉徴収票などをすべてWEB化し、ペーパーレス化を推進する機会になりました。

クラウドサービスをはじめとするさまざまなITサービスを提供する企業として、万全のセキュリティ体制を構築している株式会社アイネット様では、ペイロールの高度なセキュリティ体制も選定理由のひとつとなりました。

伏見様： 自社開発の独自クラウドシステムや内部統制に準拠した監査レポートの取得など、マイナンバーの管理にも対応できるしっかりとしたセキュリティシステムが構築されている点も安心材料となりました。また、業務システムをWEB化することで紙媒体を郵送するリスクが低減し、セキュリティ面が向上することもメリットのひとつと考えました。

株式会社アイネット様では2021年10月より、ペイロールにて年末調整補助業務を依頼。導入後は「負担の大きかった年末調整の工数を大幅に削減できた」と言います。

伏見様：以前は４名の人事担当が年末調整業務にかかりきりになっていましたが、年末調整補助業務の委託後は、他の仕事と兼務しながら２名で行えるようになりました。また、300件程度あった年末調整に関する問い合わせにもペイロール社のコンタクトセンターが対応してくれるので人事部の負担は大幅に軽減。余裕を持って仕事ができるようになりました。

梅田様：年末調整補助業務をペイロール社にアウトソースして以降、11月、12月もストレスなく仕事に取り組むことができています。また、以前は声掛けが必要な従業員にメールや電話で毎日のように督促連絡していましたが、アウトソーシング後はペイロール社が督促連絡を行い、人事部は最終的な督促を行うという流れになり、連絡業務の負担も軽減されました。


人事関連業務のアウトソーシングに伴い、これまで紙で処理していた書類を電子化した結果、社内的な課題のひとつでもあったペーパーレス化が一気に進展。給与関連業務については、90％以上のペーパーレス化が可能となりました。

小木曽様：以前は給与明細や各種申請書など、ほとんどの書類を紙ベースで取り扱っていましたが、情報のやり取りをWEB上で行うようになったことで、ペーパーレス化が一気に進展しました。とくに給与関連業務については、90％以上のペーパーレス化を達成できています。また、住民票や控除証明書といった添付書類はこれまで郵送で授受していましたが、現在は書類を撮影した画像データをアップロードすれば手続きできるシステムになり、対応が非常にラクになりました。WEB上で申請する際にはスマホやタブレットからも入力できるため、自宅でパソコンがない環境でも気軽に登録ができます。加えて、アウトソーシング後は基本データが保存されているため、２年目以降は必要事項のみ入力すればよく、「手書きより入力作業が簡単」だと従業員からも好評です。

伏見様：以前は、入力した内容がそのまま情報連携される仕組みだったため、人事部で入力ミスを発見後、本人に修正申告してもらう必要がありました。ペイロールのシステムであるＰ３導入後は、記入欄の入力規則に合わないデータが書き込まれた場合には即座に再入力を指示してくれるのでミスが起こりにくく、ユーザーインターフェース的にも使いやすくなりました。また、入力時にわからない点があればチャットボットやFAQですぐに確認でき、ペイロール社のコンタクトセンターに直接メールや電話で問い合わせすることもできるので、エラーの発生はかなり減少しました。


クラウドサービスの活用によりペーパーレス化が進展したことで、懸案だった紙文書が内包するリスクも低減しました。

小木曽様：給与計算や各種申請対応、証明書の発行などのデータ管理業務をセキュリティ対策のしっかりとしたクラウド上で行うシステムを導入したことにより、作業的な負担が大幅に軽減したことに加え、個人情報の取り扱いも安心して行えるようになりました。また、これまで紙に出力して郵送していた証書や明細をWEB上でいつでも確認・取得できるようになり、紛失や流出のリスクも減少しました。


スマホからもデータ入力できる機動力、申請内容や個々人の書類の回収状況をリアルタイムで閲覧できる即時性など、ペイロールのアウトソーシングサービスの高い機能性は給与関連業務に加え、採用や人材教育の面でも効果を発揮しています。

小木曽様：当社の採用者数は新卒、中途を合わせて年間100名程度。通勤経路の登録などの手続きは入社初日に行いますが、ペイロール社にアウトソースして以降は、説明しながらその場にてスマホで入力してもらうことが可能になりました。各種の申請書も、紙に記入するよりスマホやパソコンから入力する方がラクな様子で、システムのWEB化は時代に合ったスタイルだと再認識しています。

また、採用市場が活発化している現在、「入社は毎月１日付け」などとしていては優秀な人材を確保することはできませんから、月中入社にも柔軟に対応可能なペイロール社のシステムには非常に助けられています。

梅田様：アウトソーシング後、採用手続きや年末調整などの申告内容や進捗状況をリアルタイムで確認できるようになり、スピーディに対応できるようになりました。また、パート社員の入社手続きの進捗状況などもリアルタイムで確認できるので、現場の人材管理担当と情報を共有することで対応がよりスムーズに。情報共有することで現場担当と人事部のコミュニケーションが深まり、現場の状況や要望も把握できるようになりました。


コア業務に注力できる環境づくりを目指してアウトソーシングサービスを導入し、人事業務の効率化を実現した株式会社アイネット様。サービス導入後はダイバーシティや健康経営、タレントマネジメントシステムなど、新たなテーマへの取組みが進んでいます。

小木曽様：アウトソーシング後の給与関連業務は定期的にデータチェックする程度なので、これまで給与関連の作業に１日中取り組んでいた社員も採用や福利厚生、パート社員の管理業務など、他の業務を担えるようになりました。ダイバーシティや健康経営など、重要課題にも取り組みはじめています。給与や福利厚生を担当する総務人事本部は従業員からの認知度が高く、率直な意見を聞く機会が多いので、現場の声に耳を傾け、働きやすい社内環境づくりに注力していこうと考えています。また、配置換えなどにより、人事部のメンバー全員が社会保険について詳しい知識を持ち合わせられない場合もあります。ペイロール社の提携社労士事務所に社会保険業務をバックアップしてもらえるサービスにも大変、助けられています。

梅田様：給与計算や問い合わせ対応など、これまで時間を取られていた業務をアウトソースした結果、改善すべき案件や体制の見直しなど、これまで着手できなかった業務に取り組むことができるようになりました。私自身も福利厚生の充実や地域貢献に関する業務にも注力することができています。また、制度が整備されて運用に変更が生じたり、新たな手当てが創設されたりした場合も、ペイロール社にシステムの設定変更などの相談ができるので問題なく運営できています。

伏見様：先日、雑誌で「最近はHRBP（Human Resource Business Partner／戦略的人事を担うビジネスパートナー）を目指して人事部を希望する若者が多い」という記事を目にしましたが、今やそういった考え方がトレンドであり、今後の人事部門は労務管理など定型的な業務をアウトソースし、コアな業務に注力する方向へとシフトしていくのではないかと思います。私自身もアウトソーシングサービス導入後は、「タレントマネジメントシステム」の導入に注力ができるようになりました。新たなプロジェクトに人員を割けるようになったことは、一番大きな成果だと感じています。

池田様：以前は、入・退社や扶養の異動手続き、雇用保険、健康保険、育休申請など、さまざまな業務を担当していました。こうした業務の大部分をアウトソースできたことで、担当する業務内容は大きく変わりました。とくに入社・退職は年間通してかなりの件数を処理していたため、この部分をお任せできるようになったことで負担がかなり軽減しました。今後はペイロール社で手続きする方法をわかりやすく紹介する媒体づくりや、福利厚生の充実などに力を入れていこうと考えています。