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給与計算業務の工数削減

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①給与計算業務は煩雑で専門性の高い業務

一般的に、給与計算業務は専門性の高い業務です。所得税の源泉徴収や年末調整、家族手当、通勤交通費などの計算に加え、企業によって独自の制度や計算方法が存在する場合もあります。このような計算業務だけなら、自社内で行った方がノウハウも定着しており、スムーズな印象もありますが、人事部の業務は給与計算だけではありません。
給与計算業務のなかで、多くの工数がかかるのは、入退社手続き・休復職連絡・書類回収・督促・各種問い合わせ対応などの「従業員への個別対応」であるといわれています。働き方が多様化し、人材の流動も増えるこれからの時代。このような窓口対応は、今後ますます人事部の負担となることが予想されます。

②アウトソーシングでどこまで業務効率化を実現できるのか?

このような背景のなか、給与計算のアウトソーシングサービスは、多くのベンダーが提供しています。しかし、その多くは給与計算システムで実施できる部分のみを対象としているため、システムの前後に発生する書類の回収、チェック、入力等は、結局社内に残ることになっていまいます。
また、シェアードサービスのアウトソーシング受託企業も、パッケージ型の管理システムを使って運用しているため、柔軟な対応は難しいのが現状です。
一方、ペイロールのアウトソーシングサービスは、このような給与計算業務のリアルな課題に着目し、人事部の業務削減効果を最大化するために構築した「フルスコープ型アウトソーシング」が特長です。

③フルスコープ型アウトソーシングで業務効率化を最大に

ペイロールの「フルスコープ型アウトソーシング」は、もっとも工数のかかる「人にしかできない」業務に注目し、書類の回収から計算後の業務まで、すべての工程をお預かりすることができます。従業員からの問い合わせは、コールセンターが直接対応。入退社手続きや、年末調整補助サービス、各種申請作業も、BPOセンターを完備し、対応しています。
これにより、給与計算にかかわる業務工数を大幅に削減することが可能です。人事部の担当者は、定型的な業務をアウトソーシングして生み出した時間を、人事戦略などのコア業務に活用することができます。

④電子化と「ミスが起きない仕組み」で効率化と正確性を両立

「人にしかできない仕事」を実施するBPOセンターでは、「人がやっても間違えない」仕組みを徹底することで、効率的な業務を提供しています。
たとえば、発送先を誤ることなどにより発生する情報漏えいを防ぐため「書類自動発行システム」にて正確な書類を発行する仕組みを確立。また、書類の紛失や受け取りミスなどを防ぐためには、回収した書類は到着時に原則スキャニングし、電子データを保存。書類の処理作業は、電子保存されたデータを使用し、進めています。人事部とアウトソーサーの確認作業も、システムの作業進捗確認画面で、進捗状況を常に確認できる仕組みを取り入れ、効率化と正確な処理が行える体制を築いています。
このような体制を自社内で構築するには、大きな労力とコストがかかりますが、アウトソーシングすることで、アウトソーサーが長年かけて築いた効率的な体制を活用することができます。

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