株式会社ハンズ様

株式会社ハンズ様は、国内外に多数の店舗を展開する総合専門小売店です。同社は、2015年より年末調整補助サービスをペイロールに委託、そして2017年からは給与計算業務全体のアウトソーシングを導入しました。
その背景には、全国に多くの店舗を展開し、さまざまな働き方の従業員を抱える企業様ならではの課題があったそうです。

柏山様：「当社は小売業のため、給与担当・勤怠担当なども基本的には売り場から異動した人材です。売り場にいた人材が、特殊な知識が必要な給与計算業務をきちんと覚えるには数年かかります。人事的には3年ほどでのジョブローテーションを理想としていますが、給与計算業務に関してはベテランでないと対応できないようになっていました。このような背景のなか、店舗・従業員の数が増えていくにつれ、しだいに給与計算を内製でやり続けることのリスクが高まっていったことがアウトソーシングを検討するきっかけになりました」。

橋本様：「当社では、2015年から年末調整補助サービスを開始したのですが、それ以前の年末調整業務は、とにかく大変でした。当時は、スポットで人員を増加したうえで、部署のスタッフ総出で用紙を回収し、打ち込む……というような作業を行っていました。さらに、年末調整時期は店舗の繁忙期で店舗へ応援に行く必要もあり、給与作業時期と重なると一段と大変でした」。

2017年からは給与計算業務のアウトソーシングも開始した同社。導入時には、ペイロールとともにこれまでの給与計算業務のルールやフローの見直しも行いました。給与計算のプロが、第三者的に関わることで、社内の意識も大きく変わっていったと言います。

柏山様：「導入前の運用設計時には、それまで行っていた社内フローを見直すことで、業務の棚卸しができました。また自社で行なっていた際には、締め切りを融通するなど、よくも悪くもいい具合に調整することがありましたが、外部の専門会社に委託することで、従業員も締め切りを守らないといけないという意識が高まったと思います。
具体的な業務改善の効果としては、給与計算に関わる社員1名と契約社員3名の業務を減らしても、以前と同様に行えています。今後、給与厚生グループとしては人事制度や福利厚生など、本来やらなければならない業務によりフォーカスしていきたいと思いますし、売り場のスタッフも管理業務に割かなければならない時間を削減し、より売り場で売り上げを作る業務に集中できる体制にしていきたいと思います」。

橋本様：「年末調整業務に関しては、社員10人＋スポットで増員した派遣スタッフで行っていたものが、今では社員1.5人ほどで運用できるようになりました。専門的な知識がないとスムーズに進まない業務のため、これを『プロ』に頼めることは業務効率化に非常につながっていると思います」。

「人事部としては、法律や制度改正への対応、従業員の満足度の向上、健康管理など、やらなければならないことがたくさんあります。これらの課題に今までよりもスピード上げて取り組むためにも、ペイロールは大切なパートナーです」。（柏山様）

「ペイロールの担当の方は、常にこちらの希望や相談に対して話しやすい雰囲気を作ってくれています。これからも密に連絡を取り合いながら、一緒に100％ミスがない状態をめざしていきたいと思います」。（橋本様）