1. 給与計算業務アウトソーシングの株式会社ペイロール
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株式会社東急ハンズ様

給与計算業務を改善、4名分の業務を削減。重要業務にフォーカスできる
体制を実現

業種
総合専門小売業
(東急ハンズ51店、ハンズビー20店、海外5店 / 2019年10月現在)
従業員数
約5,000人
(パートナー社員、アルバイト含む)

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株式会社東急ハンズ様

膨大な知識が必要な給与計算業務を覚えるにはとても時間がかかるため、理想的なジョブローテーションができなくなっていた。年末調整やマイナンバーの取り扱いなど、社内で属人的に対応することに限界を感じていた。

まずはペイロールの年末調整補助サービスの導入からはじめたが、検討時より将来的に給与計算のアウトソーシングを視野に入れていた。一元的なサービスを提供する会社であり、自社の複雑な制度に柔軟に対応できることが決め手となった。

社員1名と契約社員3名分の業務を大幅に削減したが、それでも以前と同様で問題は生じなかった。業務が削減された分、人事制度改革や福利厚生など、重要業務にフォーカスできるようになってきた。

課題店舗・従業員の増加や、専門的な知識が必要であることが課題に

株式会社東急ハンズ様は、国内外に多数の店舗を展開する総合専門小売店です。同社は、2015年より年末調整補助サービスをペイロールに委託、そして2017年からは給与計算業務全体のアウトソーシングを導入しました。
その背景には、全国に多くの店舗を展開し、さまざまな働き方の従業員を抱える東急ハンズ様ならではの課題があったそうです。

柏山様:「当社は小売業のため、給与担当・勤怠担当なども基本的には売り場から異動した人材です。売り場にいた人材が、特殊な知識が必要な給与計算業務をきちんと覚えるには数年かかります。人事的には3年ほどでのジョブローテーションを理想としていますが、給与計算業務に関してはベテランでないと対応できないようになっていました。このような背景のなか、店舗・従業員の数が増えていくにつれ、しだいに給与計算を内製でやり続けることのリスクが高まっていったことがアウトソーシングを検討するきっかけになりました」。

橋本様:「当社では、2015年から年末調整補助サービスを開始したのですが、それ以前の年末調整業務は、とにかく大変でした。当時は、スポットで人員を増加したうえで、部署のスタッフ総出で用紙を回収し、打ち込む……というような作業を行っていました。さらに、年末調整時期は店舗の繁忙期で店舗へ応援に行く必要もあり、給与作業時期と重なると一段と大変でした」。

柏山

決め手複雑な制度にも柔軟に対応できること!

このような背景から、まずはペイロールの年末調整補助サービスで業務改善を開始した同社。しかし、いずれは給与計算業務についてアウトソーシングすることを視野に入れていたといいます。給与計算のアウトソーシング先を検討する際に、導入の決め手となったのはどのようなことだったのでしょうか?

柏山様:「年末調整の業務改善を検討する際には、将来的に給与計算業務を委託することも見据えたうえで、一元的に対応できる会社を2~3社検討しました。また当時、運用が始まったマイナンバーの管理も内製では難しいと考え、セキュリティを担保できる会社を探しました。
しかし当社は、雇用形態によって締め日が異なるなど、独自の給与計算のルールがありました。このような複雑な給与計算方法にも対応できると言ってくれたのは、最終的にペイロールだけでした」。

効果業務改善効果を実感し、重要業務により集中できる体制へ

橋本様

2017年からは給与計算業務のアウトソーシングも開始した同社。導入時には、ペイロールとともにこれまでの給与計算業務のルールやフローの見直しも行いました。給与計算のプロが、第三者的に関わることで、社内の意識も大きく変わっていったと言います。

柏山様:「導入前の運用設計時には、それまで行っていた社内フローを見直すことで、業務の棚卸しができました。また自社で行なっていた際には、締め切りを融通するなど、よくも悪くもいい具合に調整することがありましたが、外部の専門会社に委託することで、従業員も締め切りを守らないといけないという意識が高まったと思います。
具体的な業務改善の効果としては、給与計算に関わる社員1名と契約社員3名の業務を減らしても、以前と同様に行えています。今後、給与厚生グループとしては人事制度や福利厚生など、本来やらなければならない業務によりフォーカスしていきたいと思いますし、売り場のスタッフも管理業務に割かなければならない時間を削減し、より売り場で売り上げを作る業務に集中できる体制にしていきたいと思います」。

橋本様:「年末調整業務に関しては、社員10人+スポットで増員した派遣スタッフで行っていたものが、今では社員1.5人ほどで運用できるようになりました。専門的な知識がないとスムーズに進まない業務のため、これを『プロ』に頼めることは業務効率化に非常につながっていると思います」。

ペイロールのアウトソーシングを活用し、多店舗に渡る従業員の安定した給与計算業務体制を実現した東急ハンズ様。外部の専門会社の知識をうまく活用し、従業員の働き方や価値観の変化、制度の変化にも柔軟に対応しようとする姿勢が印象的でした。ペイロールは引き続きお客様の信頼に応えるサービスを提供し、お客様がよりコア業務にフォーカスできる体制づくりに貢献してまいります。

お客さまより

「人事部としては、法律や制度改正への対応、従業員の満足度の向上、健康管理など、やらなければならないことがたくさんあります。これらの課題に今までよりもスピード上げて取り組むためにも、ペイロールは大切なパートナーです」。(柏山様)

「ペイロールの担当の方は、常にこちらの希望や相談に対して話しやすい雰囲気を作ってくれています。これからも密に連絡を取り合いながら、一緒に100%ミスがない状態をめざしていきたいと思います」。(橋本様)

柏山様・橋本様

株式会社東急ハンズ
人事部 給与厚生グループ グループリーダー 柏山 雄様
人事部 給与厚生グループ 橋本 直子様

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